Bokföring är sällan en småföretagares favorituppgift. Många har begränsad kunskap av bokföring men samtidigt är det otroligt viktigt och någonting som måste göras.
Den goda nyheten är att det finns sätt att effektivisera dina system så att kvitton och fakturor inte blir en enda stor röra. Följande tips bör hjälpa dig att förenkla din bokföring så att du kan lägga mer tid på annat.
1. Lär dig mer om bokföring innan du börjar
Många småföretagare börjar med väldigt lite kunskap om bokföring. När allt kommer omkring började du med verksamheten för att du hade en specifik kompetens att erbjuda eller en passion, inte för att du älskar bankavstämningar och bokföring. Men i slutet av dagen driver du ett företag, så du måste lära dig hur företagsekonomi fungerar.
I en bokföringskurs för småföretag får du lära dig om huvudböcker, leverantörsskulder och fordringar, kassaflödes- och resultaträkningar, balansräkningar, utgiftsspårning, och mycket mer. När du har lärt dig grunderna i bokföring kommer du att känna dig mycket mer självsäker och kommer att kunna sätta upp ett system som du kan använda från början.
2. Separera ditt företag och din privatekonomi
Som småföretagare är det frestande att genomföra finansiella transaktioner relaterade till dina affärsaktiviteter från samma bankkonto som dina personliga transaktioner. Detta är möjligt när du driver en enskild firma men att använda ditt egna privata konto för ett aktiebolag är generellt inte tillåtet för annat än för utlägg eller löneutbetalningar.
Men när du driver din enskilda firma kan saker och ting kan bli rörigt väldigt snabbt när du använder ett och samma konto för din enskilda firma som för din privatekonomi.
För att göra affärsutgifter lättare att spåra, öppna ett separat företagskonto med sitt egna kredit- eller betalkort och använd alltid det kontot för affärstransaktioner. På så sätt kan du hålla din privatekonomi och företagsekonomi åtskilda.
3. Använd bokföringsprogram för småföretag
Tekniken har utvecklats genom åren och vårt samhälle har blivit allt mer digitalt. Som tur är gäller detta även för bokföringsfronten. Från att all bokföring skedde manuellt och på papper är de flesta företags bokföring idag till största del digitaliserad. Att använda ett bokföringsprogram effektiviserar din bokföring, ger dig en bättre överblick, och kommer att spara dig massor av tid. Det finns många olika bokföringsprogram på marknaden idag. Hitta bokföringssystem genom att jämföra utbuden på marknaden som du har att välja mellan och se vilket som passar dig bäst.
Många småföretagare börjar registrera sina transaktioner i ett Excel-kalkylblad, vilket är bra om du kategoriserar varje objekt och dubbelkollar riktigheten i dina siffror. Men i takt med att ditt företag växer gör det enklare att använda bokförings- och faktureringsprogram med redovisningsfunktioner.
4. Digitalisera allt
För att göra bokföringen enklare digitaliserar många småföretagare sina fakturor, kvitton och räkningar. Detta håller ihop allt och förhindrar problem orsakade av bleknade eller borttappade kvitton. Du kan också byta till digitala kvitton för försäljningstransaktioner för att säkerställa en korrekt registrering för dig och dina kunder.
Kom ihåg att du behöver behålla fysiska kvitton.
5. Schemalägg dina bokföringsuppgifter
För att förhindra att din bokföring hopar sig är det bäst att skapa ett schema för bokföringsuppgifter och följa detta schema noggrant. Bokföring bör lämpligast göras löpande så att du inte har en stor hög att ta dig an senare. Det är bättre att bokföra kontinuerligt på förutbestämda dagar så slippar du göra så mycket på en gång. Detta är oftast mer effektivt och mindre jobbigt.
Du kan sedan göra bankavstämningar månadsvis för att se att allt ser bra ut. Återigen, att använda bokföringsprogram gör din bokföring mycket enklare.
6. Granska dina rapporter
Som företagare är det möjligt att bara göra det mest grundläggande och aldrig titta på finansiella rapporter. Finansiella rapporter ger dock mycket värdefull information som kan hjälpa dig att driva ditt företag, upptäcka bokföringsfel, och utvärdera din verksamhet.
Till exempel kanske du precis har haft en bättre månad än genomsnittet men ditt kassaflöde för månaden är negativt. Det kan betyda att det fanns inkomster som du glömde inkludera, flera av dina kunder har inte betalat för sina inköp, eller att du spenderade mer på material än du faktiskt gjorde för att du räknat fel på dina vinstmarginaler. Om du snabbt upptäcker den här typen av problem kan du göra de nödvändiga korrigeringarna. Och framförallt så kan det även hjälpa dig att ta viktiga affärsbeslut.
7. Lämna din bokföring till en tredje part
Om du verkligen inte har tid eller intresse att göra din egen bokföring kan den bästa lösningen vara att lägga ut jobbet på en professionell bokhållare. Oavsett vem som sköter din bokföring är det viktiga att det blir gjort!
Att ha korrekta register över dina affärstransaktioner är det enda sättet att fatta sunda affärsbeslut och undvika att förlora pengar på bortglömda fakturor och ränta på betalningar som inte har gjorts. Med korrekta rapporter kommer en revisor också att kunna hjälpa dig med strategisk skatteplanering och identifiera möjligheter och risker.
8. Gör veckovisa och kvartalsvisa recensioner
Oavsett om du bokför själv eller om du har ett automatiseringsverktyg för bokföring, eller om du kanske till och med har en bokhållare, måste du alltid investera lite tid i att granska siffrorna. Detta hjälper dig mycket att veta vad som faktiskt händer med dina pengar.
Och veckorapporter kan alltid hålla dig på rätt spår, även när det börjar bli rörigt. Med veckorapporter kommer du att få en bättre överblick och förståelse för statusen för ditt kassaflöde så att du kan planera därefter. Rapporter och granskningar med jämna mellanrum håller dig organiserad och informerad om leverantörsskulder och kundfordringar.
9. Undvik kontanter
Kontanter är ett av de smidigaste betalningssättet, särskilt om du driver en småbutik. Men tiden förändras och allt fler föredrar nu att betala med kort eller Swish. Å andra sidan gör digitala betalningar din bokföring enklare. Du behöver inte jaga dina kvitton och fakturor. Med digitala betalningar vet du det exakta beloppet och till och med platsen och tidpunkten för betalningen. Genom att inte använda kontanter finns det inga risker att förlora inköpsuppgifter och du undviker att glömma bort eller missa vissa försäljningar.
