Företagskonferenser låter dina anställda och medarbetare att nätverka, bygga relationer, stärka team-känslan, och arbeta er framåt. Konferenser är ett vanligt och populärt inslag bland många företag som är positivt ur många aspekter. Det finns många olika sätt att anordna en konferens och en oändlig mängd olika ställen att göra det på. Ni kan åka till stadshotellet i samma stad, eller resa utomlands och hålla konferens för att skapa en upplevelse som medarbetarna sent kommer att glömma. Konferenser kan också ha en oändlig mängd olika syften, från teambuilding till att arbeta tillsammans med ett specifikt problem eller uppgift.
Att organisera en konferens är ett detaljerat och tidskrävande jobb. Du måste tänka på allt och se till att det blir så lyckat som det kan bli. Det finns flera typer av konferensresor, och hur du anordnar din beror mycket på ditt team och syftet med mötet. Det kan vara en plattform för att utbyta kunskap mellan anställda på olika avdelningar eller en väg för att få kontakter i branschen.
Oavsett syfte bör det vara perfekt planerat och korrekt utfört – och du bör se till att varje del är planerad för att uppnå de mål och syften som sätts med konferensen. Eftersom behovet av interaktioner ansikte mot ansikte växer inom och mellan företag, prioriterar många organisationer nu konferenser, vilket leder till ett växande behov av att organisera fler av dem.
Tips för en lyckad konferensresa med företaget
Att planera en konferens kräver tillräcklig budgetering, god planering, och effektiv kommunikationsförmåga. Här är de främsta sakerna du bör bocka av på listan för att skapa en utmärkt konferensresa eller företagskonferens, särskilt om det är första gången du organiserar en.
Definiera syftet med din konferens
Att veta varför du planerar är viktigt för att organisera alla evenemang. Du måste bekanta dig med dess syfte och vilken typ av människor som kommer att delta. Är det bara en konferens för chefer eller för alla i företaget? Syftet med konferensen kommer naturligtvis att påverka vilka som behöver delta.
Denna information hjälper dig att svara på varför, vem och hur-frågorna och hjälper dig också att skapa ett tydligt mål.
När du vet varför du ska hålla en konferens är det lättare att veta hur det ska anordnas och planeras, vilket koncept du ska använda, sittarrangemang, catering och mycket annat.
Bestäm lämpligt datum
Att välja ett datum är en viktig faktor som är väldigt viktigt när du planerar en konferens. Du bör undvika ett omedelbart datum utan ge dina medarbetare tid att planera och förbereda sig. Dessutom finns det risk att dem glömmer om de inte får tid att förbereda sig för det. Välj datum som är månader bort och skicka en påminnelse till alla förväntade deltagare. Du bör också vara noga med att undvika motstridiga datum – som kan krocka med andra händelser.
Du bör välja ett datum som inte infaller under semestern eller på samma dag som stora högtidliga dagar. Du vill helst även undvika att hålla din konferensresa då andra viktiga events hålls eftersom att det kan orsaka en ökning av kostnaderna i form av transport, hotellkostnader, flygbiljetter, och så vidare.
Det kan även vara bra att fundera på om du ska anordna en konferensresa med ditt företag över helgen eller under veckodagarna. Här beror det på ditt team och dina anställda vilket som passar bäst.
Boka platsen i god tid
Oavsett vilken typ av konferens du håller är det avgörande att boka din lokal i förväg. Detta för att säkra att det faktiskt finns plats för din konferens.
Några av de bästa platserna för affärskonferenser inkluderar hotell och evenemangshallar. Innan du bokar din plats bör du överväga lokalens layout, kapacitet, funktioner, bemanning, storlek, faciliteter, transport, catering och boende.
Du bör också kolla in platsen innan du betalar – förutom det bör du kontrollera deras recensioner online, undersöka deras kundtjänst och leta efter eventuella nackdelar i deras övergripande service. Titta på varje detalj och boka när du är nöjd med det du ser.
Planera resemetoden
Du kan behöva planera sätten som dina medarbetare ska resa under din konferensresa. Boka flygbiljetter och skicka dem till alla som ska närvara. Att resa utomlands för din konferensresa kan vara en fantastisk idé om denna plan passar in i din budget.
Du kan också chartra ett företagsflyg vilket kommer att skapa ett bra första intryck, men det kommer naturligtvis att kosta en del.
Skapa ett team – eller ta professionell hjälp
Konferensplanerare bör arbeta i team eftersom du inte kan vara på 15 platser samtidigt. Om du är ny på detta, skapa team som tar sig an olika ansvarsområden för att leverera ett perfekt utförande. Dina teammedlemmar kommer att bestämma din stil och hjälpa till att organisera förstklassiga seminarier, så investera i människor.
Om du inte har tid eller möjlighet att själv anordna konferensen går det alltid att ta hjälp av professionella konferensanordnare som tar hand om allt från början till slut.
Ha ett tydligt fokus och tema
För att bli så lyckat som möjligt behöver din konferens ett tydligt syfte. Du vill göra det till en sammankomst som ditt folk vill vara en del av.
Alltför många konferenser händer av ren vana eller rutin. Det är någonting man alltid gjort.
Om du ska be folk att ge upp sin tid och lägga sina att-göra-listor på is behöver du ett mål och en mening som dem kan enas bakom. Så ägna lite tid åt att tänka…
- VARFÖR för du människor samman?
- VAD är det som händer i organisationen just nu?
- VAR behöver du att folk fokuserar och varför?
- HUR kommer människorna i verksamheten att ha nytta av att ha deltagit?
Skapa nu ett uttryck för ”Varför” som är någonting som motiverar hela teamet och som förklarar det övergripande syftet med konferensresan.
Gör konferensen interaktiv
Alla människor vill i grunden träffa andra människor, lära sig och ha kul, och det är dessa beteenden som leder till kreativitet och bra samarbete och idéer.
Var kreativ om var och hur du håller ditt event. Om du vill att ditt evenemang ska kännas annorlunda, och du inte vill att dina deltagare ska uppleva konferensen som tråkig och meningslös måste du vara praktisk. Hitta en plats som är villig att arbeta med dig som partner och skapa något distinkt.
Gör arbetspass korta och gör dem interaktiva. Sluta tänka på presentationer och börja ha konversationer. Presentationer resulterar i åhörare. Människor går in i ett passivt ”mottagningsläge”. Detta är inte det bästa sättet för dem att ändra sitt tänkande.
Få folk att prata med sina medarbetare, dela med sig av tankar och idéer. Gör dem en del av konferensen.
Viktigast av allt, se till att alla har det roligt under konferensen. Människor som trivs slappnar av och kan prestera på sin maximala kapacitet, vilket innebär att du får fler bra idéer för verksamheten, och när detta händer kommer syftet med konferensen att uppnås bättre.
